TOP

Safetrix-Verwisseling

Titel initiatief: Safetrix-Verwisseling
Ziekenhuis: Beatrixziekenhuis & Sint Maartenskliniek

Gezamenlijke inzending van Beatrixziekenhuis Gorinchem en Sint Maartenskliniek Nijmegen: Delen en leren over patiëntveiligheid rondom het operatieve proces.

  • Beatrixziekenhuis: Het delen van informatie rond de invoering van Safetrix
  • Sint Maartenskliniek: Leren van elkaar over patiëntveiligheid

Korte beschrijving

Safetrix is een checklist voor het signaleren van afwijkingen in het operatieve proces van patiënten in het Beatrixziekenhuis te Gorinchem en is gebaseerd op de SURPASS-checklist van het AMC. Het initiatief betreft het ontwikkelen van deze lijst voor de situatie in het Beatrixziekenhuis, maar daarnaast ook het fenomeen van delen van informatie met andere ziekenhuizen die van de lijst gebruik willen maken.

Samenwerking is gezocht met meerdere ziekenhuizen, zowel over de inhoud van de lijst als om informatie over het implementatietraject te verkrijgen. Safetrix is een lijst geworden die past op de patiëntenlogistiek in het kleinere perifere Beatrixziekenhuis met 300 bedden en is daardoor een alternatief voor de SURPASS. Aangezien wijdenken dat andere ziekenhuizen ook baat kunnen hebben bij deze lijst, hebben wij de inhoud en het implementatietraject willen delen met onder andere de Maartenskliniek te Nijmegen.

Doel

Met de invoering van een checklist op het operatieve proces (van opname tot en met ontslag van de patiënt) een eindcontrole uitvoeren om afwijkingen in het proces tijdig te signaleren en te kunnen oplossen, zodat de patiënt niet wordt blootgesteld aan onnodige risico’s. Hiermee is de verwachting dat de vermijdbare schade zal afnemen. Een tweede doel is om informatie te delen met andere ziekenhuizen die hierin geïnteresseerd zijn, zoals de Maartenskliniek.

Aanleiding

In 2008 viel het een aantal mensen in het Beatrixziekenhuis op dat er regelmatig incidenten werden gemeld die te maken hadden met het operatieve proces. Deze waren het gevolg van organisatorische problemen/ verstoringen waar wij tegenaan liepen en waar wij eveneens ‘last’ van hadden. Voorbeelden hiervan zijn het omgooien van de planning van de OK, het toch niet beschikbaar zijn van een IC-bed, geen bloed besteld. Wij realiseerden ons dat onze patiënten hierdoor risico’s liepen op mogelijke schade.

Initiatiefnemers

1. De directeur als opdrachtgever
2. De werkgroep met:

  • Afdelingsverantwoordelijke afdeling Chirurgie
  • Afdelingsverantwoordelijke Kort Verblijf
  • Afdelingsverantwoordelijke OK
  • Anesthesist
  • Chirurg
  • KNO-arts
  • Orthopeed
  • Manager Patiëntveiligheid

3. Stuurgroep Patiëntveiligheid en Kwaliteit met Directeur, Hoger Management en Bestuur Medische Staf
4. Marck Haerkens van Wings of Care als adviseur

Aanpak

Na goedkeuring van de directeur zijn wij gestart met het in beeld brengen van het proces en de gesignaleerde risico’s en gaan nadenken over hoe wij de risico’s voor onze patiënten in het operatieve proces zouden kunnen terugdringen. Aangezien wij hoorden dat het AMC met een checklist bezig was, hebben wij besloten niet opnieuw het wiel uit te vinden en te wachten op hun lijst.

Logistiek en inhoud
Na ontvangst van de lijst bleek deze duidelijk bedoeld voor een groter en/of academisch ziekenhuis. De lijst volgt de patiënt tijdens zijn opname en legt de nadruk op de risicomomenten van overdracht. In het Beatrixziekenhuis is de logistiek van de operatiepatiënt anders dan in het AMC: wij nemen bij voorbeeld in de meeste gevallen de patiënt op de dag van operatie op en niet de dag ervoor. Het gevolg hiervan is dat de overdrachtsmomenten iets anders zijn. Ook de functionarissen die hier verantwoordelijk voor zijn, verschillen van die in het AMC. Om deze reden is de lijst van het AMC aangepast, waarbij echter de inhoud, ofwel de vragen zelf, vrijwel niet zijn veranderd. Het AMC heeft hier immers onderzoek naar gedaan en aangetoond dat de incidenten die het meest voorkomen met het stellen van de SURPASS-vragen veelal kunnen worden voorkomen.

Implementatie

Een andere vraag waarop wij antwoord moesten geven, was de implementatie: gaan we voor de invoering van de totale lijst in één keer of splitsen wij op per maatschap of deel van de lijst? Hiervoor hebben wij andere ziekenhuizen benaderd (allen wat groter dan het Beatrixziekenhuis en ervaringsdeskundigen) die ons allen hun werkwijze en de problemen daaromheen open hebben medegedeeld. Daar zijn wij hen zeer erkentelijk voor.

Zij hebben allen de invoer opgesplitst. Aangezien de werkgroep van mening was dat het verwarrend zou werken voor de medewerkers in een kleinere organisatie als de onze, als het proces van de ene patiënt wel en de andere niet met behulp van Safetrix zou worden gecontroleerd, is gekozen voor een implementatie in één keer: de gehele lijst voor alle operatiepatiënten.
Na de lijst in overeenstemming te hebben gebracht met onze patiëntenlogistiek, is veel aandacht besteed aan de lay-out. Een checklist moet uitnodigen om het controleren op een juiste manier uit te voeren. De lijst moet ook aantrekkelijk zijn en is daarom in kleur uitgevoerd. De lijst is in dit stadium voorgelegd aan inspectie en MediRisk.

Communicatie

In deze periode zijn meerdere nieuwsbrieven uitgegeven om de medewerkers van het ziekenhuis op de hoogte te houden van de voortgang. Op 3 september 2009 is een kick-off bijeenkomst georganiseerd, waar de eigen chirurg F. Logeman, de inspecteur van de Inspectie Gezondheidszorg N. Sleeuwenhoek en M. Haerkens een presentatie hebben verzorgd. Om feedback te krijgen is een e-mailadres gemaakt safetrix@rivas.nl en kon commentaar achterop de lijst worden geschreven. Ook hebben leden van de werkgroep gesproken met een aantal maatschappen. Het meest voorkomende commentaar was de lengte van de lijst en ervaren doublures in de vragen. Op grond hiervan zijn enkele vragen samengevoegd en is inmiddels een kortere lijst gemaakt voor de hoge turn-over ingrepen bij de KNO en bij de oogheelkunde.

Start en metingen

Op 14 september 2009 zijn wij daadwerkelijk van start gegaan: Twee studenten hebben drie maanden alle lijsten (in totaal 1446) gecontroleerd op het invullen en deze gegevens vastgelegd. Na enige aanloopproblemen werd het resultaat steeds beter: de lijsten werden vollediger ingevuld. Mensen moesten duidelijk wennen. Inmiddels is Safetrixen een werkwoord geworden. De Manager Patiëntveiligheid is in het begin veel op de OK aanwezig geweest om uitleg te kunnen geven en direct te horen waar eventuele problemen lagen. Op dit moment is het gedeelte dat te maken heeft met het ontslag het gedeelte waar wij nog het meest aan moeten verbeteren. De procedure die onder het ontslag ligt, is opgesteld en schept hiermee duidelijkheid. Door de komst van de CBO-richtlijn is het besef gegroeid dat het ‘menens’ is.

Borging

Alle patiënten krijgen een brief ter informatie op de polikliniek. Bij opname voegt de secretaresse van de afdeling Safetrix toe aan het dossier. Eerst is deze los toegevoegd, na ontslag wordt de lijst in het medisch dossier opgenomen. Niet iedereen vult de lijst volledig in en ook niet altijd op de juiste manier. Sommigen zetten een streep door de vakjes van alle vragen, of vullen de totale lijst vooraf in. Op dit moment zitten wij in een proces van aanspreken enerzijds, maar anderzijds ook vragen wat er nodig is om het wel te doen. Het blijkt dat sommige operateurs onzeker zijn in het nemen van de regie: daar moet de organisatie iets mee. Ook het elkaar aanspreken blijft lastig: medewerkers willen geen politieagent zijn, maar voelen toch ook de noodzaak om in te grijpen, als het Safetrixen niet op de juiste manier gebeurt. Iedereen beseft dat je deze handelingen op de goede manier moet doen, aangezien het anders zonde van de tijd is, omdat het niets oplevert. De gedachte dat het alleen maar tijd kost, leeft zeker ook nog: wij hebben geen 100% compliantie.

Tijdens het ontwikkelen van de Safetrix is eveneens gewerkt aan het compliantiemodel. Dit model geeft de mogelijkheid gestructureerd te onderzoeken of het niet naleven van een afspraak het gevolg is van onvolkomenheden in het systeem of dat het een welbewuste keuze van de uitvoerder is om de lijst niet te volgen. Dit model is geaccepteerd door de Medische Staf als geheel en de Stuurgroep Patiëntveiligheid en Kwaliteit en wordt langzamerhand toegepast. Daarnaast start in ons ziekenhuis een cultuurtraject waarin dit fenomeen zal worden meegenomen. Op dit moment wordt onderzocht hoe wij deze lijst elektronisch kunnen maken en gebruiken en toevoegen aan het EPD en ten tweede hoe wij de inbreng van de patiënt kunnen vergroten.

Resultaten

Kwalitatief: De aandacht voor patiëntveiligheid binnen het ziekenhuis is gegroeid en daarmee ook het besef dat patiënten risico’s lopen, als wij het proces niet goed hebben uitgevoerd.Het samenwerken met andere ziekenhuizen, het leren van elkaar en op die manier de patiëntveiligheid verder onder de aandacht brengen geeft energie. Op deze manier kunnen wij gezamenlijk doorpakken, maar ook tijd en geld beter inzetten.

Kwantitatief: Er zijn minder meldingen in het systeem die betrekking hebben op het operatieve proces. Dit zegt echter niet zoveel, aangezien er nog altijd variabel in aantallen wordt gemeld. STOP-momenten worden gebruikt om een gesignaleerd probleem op te lossen, maar niet genoteerd: dit vind men teveel administratie en zonde van de tijd.
Wij wachten op de publicatie van het AMC, waarin door het grote aantal data waarover zij beschikken het nut van de lijst hard kan worden gemaakt. Dit zullen wij met alleen onze data nooit kunnen. Als deze publicatie er is, zullen wij hier in ons ziekenhuis bekendheid aan geven.

Sint Maartenskliniek Nijmegen: Leren van elkaar over patiëntveiligheid
Titel: MaartensSafe veiligheidschecklist

Korte beschrijving
Het initiatief tot samenwerking met een ander ziekenhuis om in een korte tijd een procedure ter bevordering van patiëntveiligheid te implementeren. De MaartensSafe veiligheidchecklist procedure omvat alle overdrachten rond een patiënt tijdens het gehele chirurgische traject van opname tot ontslag, inclusief time-out procedure.

Doel
Doel van de samenwerking is in korte tijd een kwalitatief goede checklist invoeren
Het doel van de checklist is het verminderen van vermijdbare schade bij chirurgische patiënten.

Aanleiding
We hebben geconstateerd dat het proces van opname tot ontslag verbeterpotentieel in zich had. Om niet opnieuw het wiel uit te hoeven vinden en van elkaar te leren met betrekking tot een procedure om patiëntveiligheid te bevorderen, hebben we contact gezocht met een ziekenhuis dat de procedure al ontwikkeld had.

Initiatiefnemers
Direct betrokken zijn Bart Swierstra (orthopedisch chirurg), Christel Arts (adviseur kwaliteit en veiligheid). Binnen de werkgroep zijn de hoofden van de afdelingen en stafleden betrokken.
Bij het opstellen van de checklist zijn de volgende functionarissen betrokken geweest:

1.De directeur als opdrachtgever
2. Werkgroep met:

  • Hoofd afdeling Chirurgie
  • Hoofd afdeling Anesthesie
  • Hoofd afdeling PACU
  • Hoofd afdeling Verpleging
  • Twee Orthopedisch Chirurgen
  • Medisch hoofd anesthesie
  • Medisch hoofd orthopedie
  • Adviseur kwaliteit en veiligheid
  • Bij het ontwikkelen van de instructiefilm zijn de volgende functionarissen betrokken geweest:
  • Verpleegkundigen van de afdelingen
  • Doktersassistente Anesthesie
  • Anesthesiemedewerker
  • Anesthesioloog
  • Arts assistent Orthopedie
  • Orthopeed
  • Operatieassistenten
  • Verpleegkundigen van de PACU
  • Adviseur kwaliteit en veiligheid

Aanpak

Een checklist voor de Maartenskliniek ontwikkeld van opname tot ontslag. Deze checklist is gebaseerd op de CBO-richtlijn preoperatief proces. Tevens hebben we nuttig gebruik gemaakt van de AMC SURPASS en contact gezocht met het Beatrix Ziekenhuis die al langer met een dergelijke checklist werkt.

Bij de Maartenskliniek zijn wij snel geneigd te kiezen voor maatwerkoplossingen. Daarbij maken we soms onvoldoende gebruik van wat er al in de markt en bij ziekenhuizen voorhanden is. Dit heeft als risico in zich dat tijd en geld verloren gaat die voor andere verbetermaatregelen ingezet zou kunnen worden. Om snel de patiëntveiligheid te verbeteren hebben we heel bewust gezocht naar een ziekenhuis dat al werkt met een checklist over het gehele proces: van opname tot ontslag. Door in overleg de ervaringen van het Beatrixziekenhuis goed te benutten en door te vertalen naar onze situatie, zijn we erin geslaagd in relatief korte tijd een dergelijke checklist in te voeren en daarmee de patiëntveiligheid te verbeteren.

Het Beatrix ziekenhuis had de checklist al geïmplementeerd over het gehele proces van opname tot ontslag (De SafeTrix). Daarom zijn we met een delegatie (Annelies Schwarz, hoofd OK, Ton van de Akker, hoofd anesthesie, Angelique Witteveen, orthopedisch chirurg en Christel Arts, adviseur kwaliteit en veiligheid) naar het Beatrix ziekenhuis gegaan. Daar hebben we gesproken met dokter Logeman Algemeen chirurg en met Yolanda de Graaf Manager Patiëntveiligheid.

Het Beatrixziekenhuis was bereid om hun kennis, materiaal en ervaringen met de Maartenskliniek te delen. Het gezamenlijke doel, verbeteren van de patiëntveiligheid van patiënten, stond altijd centraal in ons contact. Ondanks het verschil in ziekenhuis (algemeen vs gespecialiseerd) bleken de overeenkomsten tussen onze werkwijzen bij nader inzien kleiner dan verwacht. Daardoor konden wij op efficiënte wijze een eigen veiligheidschecklist opstellen. De bereidheid van het Beatrix ziekenhuis om met ons mee te denken hebben wij als uitzonderlijk positief ervaren.

We hebben de veiligheidsprocedure vervolgens gelanceerd middels een kick-off meeting (met een verplicht karakter) voor alle betrokken medewerkers. Daarin sprak een piloot over de belangrijke voorwaarden rondom veiligheid in de luchtvaart: het samenwerken en het creëren van een aanspreekcultuur. De leidinggevenden hebben aangegeven dat in dit project en veiligheidscultuur in het algemeen geen ruimte is voor vrijblijvendheid. Het succes is afhankelijk van volledige medewerking van alle medewerkers. Tevens is er een instructiefilm, gemaakt door medewerkers, vertoond waarin de uitleg van de procedure te zien is. Ook nieuwe medewerkers zullen deze te zien krijgen. Na de kick off meeting heeft elke afdeling nog een praktische uitleg gekregen over de MaartensSafe. Wie vult wat in waar en wanneer?

1 juli 2010 zijn we van start gegaan. Op die dag hebben we het nog eens extra onder de aandacht gebracht door time-out koekjes van LU uit te delen. De implementatie is vrijwel vlekkeloos gebeurt, heeft niet geleid tot vertragingen of frustraties, in tegenstelling tot ervaringen elders in het land. Deels door geleerd te hebben van anderen, deels door een grondige voorbereiding.
Op dit moment zijn er nog geen exacte resultaten van stopmomenten bekend, maar problemen zijn er tot nu toe vrijwel niet geweest. Wel krijgen we veel reacties van medewerkers die met de checklist werken. Deze reacties worden gebruikt om de MaartensSafe te verfijnen en verbeteren.

Borging

Achterin de MaartensSafe heeft iedere medewerker de mogelijkheid suggesties ter verbetering van de MaartensSafe in te vullen. Alle MaartensSafe formulieren worden na ontslag verzameld en beoordeeld. De suggesties worden bekeken en beoordeeld door de Adviseur kwaliteit en veiligheid samen met de hoofden van de betrokken afdelingen of dat deze tot aanpassing leiden van de huidige MaartensSafe. De gedachte hierbij is dat iedereen de mogelijkheid moet hebben om de MaartensSafe te verbeteren.
Daarnaast dient men elk stopmoment te registreren in de MaartensSafe, deze worden verzameld en worden geanalyseerd om het hele proces van opname tot ontslag te kunnen verbeteren.

Resulaten

Kwantitatief: Op 1 juli 2010 is er gestart met een pilot. Vervolgens zullen de daaropvolgende drie maanden worden geëvalueerd en zal er na 6 maanden worden geëvalueerd. We gaan kijken of de MaartensSafe brengt wat we ervan verwacht hadden aan de hand van een evaluatie. Er zal enerzijds gekeken worden naar het procescriteria en anderzijds naar inhoudelijke criteria. Voorbeelden van procescriteria zijn bijvoorbeeld het aantal stopmomenten, er wordt ook gekeken of er minder meldingen in het systeem zitten die betrekking hebben op het operatieve proces. Inhoudelijke criteria bijvoorbeeld infectiecijfers en klachten.

Kwalitatief: De MaartensSafe is in de korte tijd dat we ermee werken al een begrip geworden in ons ziekenhuis, waarmee patiëntveiligheid en het voorkomen van vermijdbare schade op de kaart staat in het ziekenhuis.
De suggesties ter verbetering gedaan door onze medewerkers worden gedeeld met het Beatrixziekenhuis en omgedraaid. Deze manier van gegevensuitwisseling ter verbetering van de checklist zorgt ervoor dat we van elkaar blijven leren.
Naam: Christel Arts (Sint Maartenskliniek Nijmegen) en Yolanda de Graaf (Beatrixziekenhuis Gorinchem)