Veiligheidsmanagement

Het veiligheidsmanagementsysteem (VMS) is de verankering van patiëntveiligheid in de praktijk. Met patiëntveiligheid bedoelen wij in deze:

Het (nagenoeg) ontbreken van (de kans op) aan de patiënt toegebrachte schade die is ontstaan door het niet volgens de professionele standaard handelen en/of door tekortkoming van het zorgsysteem. (Wagner en Van der Wal, 2005)

Het VMS vormt het systeem waarmee ziekenhuizen continue risico’s signaleren, verbeteringen doorvoeren en beleid vastleggen, evalueren en aanpassen.

De basiseisen waaraan een VMS aan moet voldoen, zijn vastgelegd in de Nederlands Technische Afspraak 8009 'Veiligheidsmanagementsysteem voor ziekenhuizen en instellingen die ziekenhuiszorg verlenen' (NTA 8009). Vanaf januari 2013 geldt de NTA 8009:2011. Voor ziekenhuizen is de NTA een onderlegger/een kapstok waarmee u uw VMS in uw ziekenhuis vorm geeft. De NTA 8009:2011 vormt daarnaast de basis voor externe toetsing van het patiëntveiligheidsbeleid van uw ziekenhuis. Met de NTA 8009: 2011 heeft u een overzicht welke zaken u geregeld moet hebben.

Het VMS is onderverdeeld in onderstaande dertien onderdelen.

Cultuur

Patiëntveiligheidscultuur definiëren we als het geheel aan normen, waarden, opvattingen en omgangsvormen ten aanzien van patiëntveiligheid (IOM, 2000). Alle medewerkers van een ziekenhuis dragen bij aan het creëren van een veiligheidscultuur door bijvoorbeeld over veiligheid te praten, incidenten te melden en inzichtelijk te werken volgens duidelijke richtlijnen en protocollen.

Leiderschap

Als manager speelt u een cruciale leidersrol bij de implementatie van een verplicht veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Maar hoe borgt u de veiligheid ondanks alle organisatorische, technische en procedurele veranderingen? En hoe kunt u de risico's managen naast het personeel en de financiën?

Communicatie

Hoe verloopt de communicatie bij u in het ziekenhuis? Is er een duidelijke communicatiestructuur? Krijgen alle belanghebbende relevante informatie over de risico's voor patiënten en daarmee samenhangende veiligheidsvoorschriften en voorzieningen? En is er sprake van een open communicatie over het patiëntveiligheidsbeleid richting patënten en externe partijen?

Risicobewustzijn van medewerkers

Welke eigen rol en verantwoordelijkheid draagt u als medewerker op het gebied van patiëntveiligheid? Bent u zich bewust van de risico's van uw eigen handelen en levert u zelf een actieve bijdrage aan patiëntveiligheid? Bent u manager? Dan zorgt u ervoor dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom patiëntveiligheid voor uw medewerkers zijn vastgesteld en dat uw medewerkers competent genoeg zijn.

Management van derden

In het ziekenhuis kunnen naast artsen en verpleegkundigen ook (tijdelijk) bijvoorbeeld leveranciers, aannemers, ICT-ers, studenten of andere belanghebbenden werken. Met het oog op de patiëntveiligheid is het belangrijk deze derden zich houden aan de geldende patiëntveiligheids-eisen. Voldoen de geleverde producten/diensten aan de voorwaarden en worden de werkzaamhed-en verricht volgens de veiligheidseisen?

Patiëntenparticipatie

Patiënten kunnen een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de veiligheid van hun eigen zorgproces. Maar hoe kunt u als manager de patiënt betrekken bij het formuleren en uitvoeren van uw patiëntveiligheidsbeleid? En hoe zorgt u voor heldere informatie over een incident en plek waar uw patiënten hun klachten/claims en incidenten kenbaar kunnen maken?

Risico-inventarisatie vooraf (PRI)

Als u patiëntschade wilt verminderen, moet u eerst zicht hebben op de risico's die er zijn. Met een prospectieve risico-inventarisatie bekijkt u uw zorgprocessen vooraf op mogelijke risico's voor de patiënten. Weet u als manager met welke methoden u deze inventarisaties u kunt doen en hoe u de resultaten kunt analyseren, beoordelen en rapporteren? Ook is het van belang dat u de pri's door deskundige teams laat uitvoeren met voldoende tijd en middelen. Heeft u dat geregeld?

Risico's in bedrijfsvoering

Met een zorgvuldige bereiding en toediening van medicatie kunt u veel incidenten voorkomen. Maar denkt u op uw afdeling ook aan de veiligheid bij de inkoop, opslag en voorraadbeheer van uw medicatie? Ook voor het medische apparatuur op uw afdeling is het van belang dat procedures zijn geregeld rond de aanschaf, instructie, introductie, gebruik, sterilisatie, reiniging en dat het onderhoud en afvoer binnen uw ziekenhuis is geregeld.

Risico's bij veranderingen

In het geval van technische, procedurele en/of organisatorische veranderingen is het van belang dat u de veiligheid van uw patiënten blijft waarborgen. Wanneer uw afdeling/ziekenhuis gaat verbouwen of verhuizen is het aan u als manager om voorafgaand de gevolgen daarvan voor de patiënt te beoordelen en eventuele maatregelingen te nemen.

Risico-inventarisatie achteraf

Het is belangrijk dat er op elke afdeling een goed meldingssysteem aanwezig is. De informatie die hieruit voortkomt, kunt u als manager gebruiken om de belangrijkste risico's op uw afdeling te identificeren. Daarnaast kunt u deze informatie gebruiken bij een retrospectieve risico-inventarisatie om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen.

Monitoren

Als manager zorgt u voor het monitoren van prestaties op het gebied van patiëntveiligheid in het ziekenhuis. U controleert daarbij periodiek de naleving van verbetermaatregelen op het gebied van patiëntveiligheid en het functioneren van het veiligheidsmanagementsysteem. U rapporteert de uitkomsten ervan aan de raad van bestuur.

Blijven verbeteren

Iets verbeteren is stap één, maar hoe zorg je ervoor dat je voortdurend alert blijft op mogelijke veranderingen en hoe voer je deze efficiënt door? Het is aan de manager om mogelijkheden tot verbeteringen te signaleren. Nadat een verbetering is doorgevoerd, evalueert de manager de effecten van de verbetering en zorgt dat de opgedane kennis/ervaring intern wordt verspreid.

Verantwoordelijkheid raad van bestuur

Een belangrijke voorwaarde voor een succesvol patiëntveiligheidsbeleid is zichtbaar persoonlijk commitment van de raad van bestuur van het ziekenhuis. De raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor de patiëntveiligheid in het ziekenhuis en voor de implementatie van het veiligheidsmanagementsysteem (VMS).